Er zijn verschillende manieren waarop mensen hun mailbox beheren. Laat me even toelichten hoe ik hier mee om ga en op welke manier je tot inbox zero kan geraken (geen mails meer in je inbox).
Voor elke e-mail die binnenkomt moet je je de vraag stellen wat er mee moet gebeuren. In principe heb ik op dat moment 3 verschillende opties:
- Verwijderen: Ik heb de e-mail gelezen en hier moet ik verder niet mee doen. Het is ook niet interessant om deze e-mail bij te houden om in de toekomst terug te kunnen vinden (bv. een nieuwsbrief, reclame mail,…). De beste keuze is dus ineens de e-mail te verwijderen.
- Archiveren: Ik heb de e-mail gelezen en moet hier verder geen actie voor ondernemen. Het is wel interessant om de mail bij te houden om later op terug te kunnen komen of op te zoeken. Hiervoor is het ‘archiveren’ voorzien. De e-mail verdwijnt zo uit je postvak in, maar wordt wel nog steeds bewaard in je mailbox (onder ‘alle e-mailberichten’) en is ook terug te vinden via de zoekfunctie.
- Laten staan: Ik heb de e-mail gelezen en ik moet hier een actie op ondernemen (beantwoorden, iets gaan opzoeken,…). Zolang deze mail niet behandeld is, laat ik deze in mijn postvak in staan.
Op die manier wordt mijn inbox een takenlijst die ik kan afwerken. Zodra een e-mail (taak) is afgewerkt, archiveer of verwijder ik de mail. Dit zorgt voor een overzichtelijke inbox met enkel e-mails waar je iets mee moet doen.
Verder heb je de mogelijkheid om e-mails in mappen te zetten of tags toe te kennen. Dit kan helpen om de mail sneller terug te vinden indien nodig, maar het belangrijkste is dat je ze archiveert zodat ze niet meer in de inbox staat.
Eén tip die ik nog wil meegeven: ik ‘flag’ mijn verzonden mails waarop ik nog een antwoord verwacht (je kan ze ook een tag geven of in een bepaalde folder plaatsen). Op die manier heb ik ook een overzicht om mensen te herinneren als ze niet tijdig terugsturen.